◆◇◆個人情報の取り扱い◆◇◆
平成１7年4月の個人情報の保護に関する法律の全面施行以来、ご存知の通り、個人情報保護に対する社会的意識は非常に高まってきています。テレビのニュースや新聞などで、個人情報漏えい等に対する“お詫び”を目にする機会も多いのではないでしょうか。
個人情報漏えい等の事件・事故の当事者となることは、会社にとって想像以上のリスクを被ることになり、会社の存続の危機にまで発展することにもなりかねません。今回は、そういう重要な個人情報を取り扱うこととなる人事・総務ご担当者様へ、もし、まだ個人情報保護法対策を進めていらっしゃらない場合の基本的な対策等について解説します。

◆◇◆ここで確認！個人情報とは？◆◇◆
厚生労働省の個人情報の保護に関するガイドライン「雇用管理に関する個人情報の適正な取り扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針」では、「雇用管理に関する個人情報」とは、「企業等が労働者等の雇用管理のために収集、保管、利用する個人情報をいい、その限りにおいて労働者個人に関する全ての情報が該当するものであり、病歴、収入、家族関係のような、機微にふれる情報や本人以外についての情報も含む。」としています。具体的には以下の通りです。

＜個人情報に該当するもの＞
①個人の氏名、生年月日
②連絡先（住所・電話番号・メールアドレスなど）
＊記号や数字の文字列だけなら、特定の個人が識別できないので、メールアドレスだけの情報なら個人情報には当てはまりませんが、氏名・所属先など他の情報と照合することにより、容易に特定の個人を識別できると個人情報に該当します
③防犯カメラやビデオなどに記録された映像・音声情報のうち、個人が判別できるもの
④雇用管理に関する情報（人事考課など）のうち、個人を識別できる情報
⑤社員の家族関係に関する情報、家族についての個人情報　など

＜個人情報に該当しないもの＞
①企業の財務情報等、法人等の団体そのものに関する情報
②特定の個人を識別することができない統計情報　など
＊特定個人を識別できる情報が記述されていなくても、周知の情報を補うことにより特定の個人を識別できると、個人情報となる場合があります。

◆◇◆人事・総務ご担当者様の対策◆◇◆
～～～　利用目的を具体的に特定する　～～～
雇用管理情報については、収集する個人情報の利用目的を具体的に特定し、その適切な取り扱いが企業に要請されています。 例えば会社が採用活動を行う場合、直接取得、郵送、Webからの送信等、いずれの場合であっても、個人情報の利用目的を具体的に特定する必要があります。
＊個人情報を取得した際の利用目的以外の目的で個人情報を利用する場合には、事前に本人の同意を得る必要がありますので注意してください。

＜利用目的を具体的、個別的に特定している事例＞
①「人事労務管理に関わる諸手続き（社会保険・労働保険等）を行う際に、その目的の限りにおいて使用いたします。」
②「ご記入いただいたご家族の氏名、住所、電話番号は法令に基づく各種手続きのほか、社内規定に基づく各種手当の支給およびにご本人に万一のことがあった際の緊急連絡先としてのみ使用させていただきます。」
③「当適性検査の結果は、今後、社内配置を検討する際の資料としてのみ利用させていただきます。」　など
＜利用目的の特定が不十分である事例＞
①「当社の事業活動に必要であるため」
②「従業員情報を把握しておくため」　など
　
～～～　就業規則への追加・同意書の作成　～～～
また、本採用となった際に提出が必要となる雇用管理情報や、既に勤務している社員等の雇用管理情報についての利用目的の特定は、就業規則等に「個人情報の利用目的」条項を追加し、個別に「雇用管理情報の利用目的に関する同意書」等の文書を作成し、その提出を求めることで対応することができます。ぜひ、検討してみてください。

◆◇◆まとめ　社内の意識改革から◆◇◆
企業の個人情報保護対策に対する社会的意識は、非常に高まってきています。常日頃から、個人情報の重要性や漏えい事件・事故等が起きた場合の会社への影響などについて、十分な社員教育が求められています。また、個人情報保護に対する会社の姿勢を示すためにも、上記のように就業規則に個人情報保護に関する項目を追加し、社員から個人情報の取り扱いに関する誓約書などの提出を求めておかれるとよいでしょう。
もし、まだ個人情報保護対策を始めていらっしゃらない場合には、社員に個人情報の重要性・危険性を説き、会社の個人情報保護方針を明示するなど、社内の個人情報保護への意識改革からスタートされてみてはいかがでしょうか。